Beleidsbundel
Vervolgaanvraag extra uren
Nummer: RvR5.6.5
Versie 4.0
Laatst gewijzigd:
Doel
Deze beleidsregel bevat het beleid over vervolgaanvragen na toekenning extra uren.
Kader
De aanvraag dient op alle inhoudelijke en financiële gronden beoordeeld te worden zoals genoemd in de beleidsregels financiële beoordeling aanvraag toevoeging (hoofdstuk 2) en inhoudelijke beoordeling aanvraag toevoeging (hoofdstuk 3).
Beleidsregel
Benodigde stukken / informatie
- Declaratie deelbesluit incl. begroting
- duidelijke toelichting waarom nóg meer uren noodzakelijk zijn
- aanvullende urenstaat
- bij verzoek toestemming tweede advocaat in de zaak: duidelijke toelichting op noodzaak en te verrichten werkzaamheden. En een plan van aanpak van verdeling van de werkzaamheden tussen beide advocaten
Algemeen
Uitgangspunt is dat de zaak wordt afgehandeld binnen de aangevraagde en toegekende uren. In een aantal gevallen komt het voor dat een advocaat zijn werkzaamheden niet binnen de toegekende uren kan afhandelen, omdat zich nieuwe feiten of omstandigheden hebben voorgedaan in de zaak. Dat kan reden zijn om een vervolgaanvraag extra uren in te dienen. Er zijn ook omvangrijke zaken waarbij niet beoordeeld is op de totale begroting, maar toestemming is gegeven in blokken van bijvoorbeeld 50 uur. Bij nadering van deze tijdgrens kan de advocaat een gemotiveerde vervolgaanvraag voor extra uren indienen.
1. Tijdigheid
De Raad toetst of de advocaat de vervolgaanvraag voor extra uren vóór het overschrijden van de tijdgrens heeft ingediend. Wanneer de aanvraagdatum van de extra uren en de ontvangstdatum bij de Raad niet gelijk zijn, moet de advocaat er voor de tijdigheid van de aanvraag rekening mee houden dat tussen de aanvraagdatum en de ontvangstdatum twee werkdagen zitten.
Als de advocaat nog geen driekwart van het aantal toegekende extra uren heeft besteed bij het indienen van de vervolgaanvraag, moet hij motiveren waarom de aanvraag zo vroeg wordt ingediend.
Gebruikersinstructie: Als de motivering te maken heeft met het verrichten van veel werkzaamheden in korte tijd, ga je verder met de beoordeling. Bij onvoldoende motivering wijs je de aanvraag af met tekstcode 608.
Vervolgaanvraag na beëindiging van de zaak
Vraagt de advocaat extra uren aan als de zaak al is beëindigd, dan is de advocaat te laat.
Gebruikerinstructie: Je wijst de aanvraag af met tekstcode 643.
Deze meeruren kunnen niet voor éxtra vergoeding in aanmerking komen, alle werkzaamheden vallen onder de reeds toegekende uren.
Alle uren zijn besteed en begroot binnen het eerdere deelbesluit
Als de bestede tijd opgeteld bij de begrote tijd binnen de toegekende extra uren valt, dan wijst de Raad het verzoek om extra uren af.
Gebruikersinstructie: Je wijst de aanvraag af met tekstcode 644.
Toegekende uren overschreden en zaak is nog niet klaar
De advocaat vraagt extra uren aan ná overschrijding van de toegekende extra uren, maar vóór beëindiging van de zaak. De verrichte werkzaamheden tussen het moment van overschrijding van het aantal toegekende extra uren en de ontvangstdatum van de vervolgaanvraag, komen niet in aanmerking voor extra vergoeding. Deze werkzaamheden vallen onder het eerdere deelbesluit.
Gebruikersinstructie: Je neemt de afwijzing van deze gevraagde uren op in je eindbeslissing.
De Raad kan bij hoge uitzondering bepalen dat het niet tijdig indienen van de vervolgaanvraag verschoonbaar is, als rond de overschrijding van de toegekende extra uren rechtsbijstand verleend moest worden in de zaak en de advocaat daardoor niet in de gelegenheid was om de vervolgaanvraag op tijd bij de Raad in te dienen. In een dergelijke uitzonderlijke situatie moet de advocaat de vervolgaanvraag extra uren indienen zodra de mogelijkheid zich voordoet.
2. Extra uren doelmatig besteed
De Raad toetst bij een vervolgaanvraag extra uren niet opnieuw of de zaak juridisch of feitelijk complex is. Dit is bij de eerste aanvraag voor extra uren al beoordeeld. De noodzaak om nóg meer uren aan de zaak te besteden wordt getoetst. Daarbij zijn de verrichte werkzaamheden en de begrote werkzaamheden van belang. Dat de Raad bij een eerste aanvraag EXU de zaak als bewerkelijk heeft beoordeeld, betekent niet dat bij een vervolgaanvraag weer extra uren worden toegekend (ECLI:NL:RVS:2011:BQ8814).
Gewijzigde feiten of omstandigheden
In een aantal gevallen komt het voor dat een advocaat zijn werkzaamheden niet binnen de toegekende uren kan afhandelen, omdat er sprake is van gewijzigde feiten of omstandigheden in de zaak. Dat kan reden zijn om een vervolgaanvraag extra uren in te dienen.
De Raad toetst de motivering van de advocaat, waarom de zaak niet binnen de eerdere begroting kan worden afgehandeld.
Omvangrijke zaak
Er zijn ook omvangrijke zaken waarbij geen oordeel is gegeven over de totale begroting, maar toestemming is gegeven om extra werkzaamheden te verrichten in blokken van bijvoorbeeld 50 uur. Bij nadering van deze tijdgrens kan de advocaat een vervolgaanvraag voor extra uren indienen.
De Raad toetst per toegekend blok (van bijvoorbeeld 50 uur) welke werkzaamheden zijn verricht en welke werkzaamheden binnen afzienbare tijd worden verwacht. Enkel een verwijzing naar de motivering bij het eerste verzoek is onvoldoende om opnieuw toestemming te geven voor extra uren.
3. Alleen rechtsbijstand wordt vergoed
Zie beleidsregel Eerste aanvraag extra uren, paragraaf 3.
4. Rechtsbijstand verleend door de toegevoegde advocaat
Zie beleidsregel Eerste aanvraag extra uren, paragraaf 4.
5. Werkzaamheden moeten vallen onder bereik toevoeging
Zie beleidsregel Eerste aanvraag extra uren, paragraaf 5.
6. Vervolgbeslissing extra uren
Als de extra uren noodzakelijk zijn, dan berekent de Raad het aantal declarabele uren van de verrichte werkzaamheden onder het eerdere deelbesluit en beoordeelt de gevraagde extra uren aan de hand van de begrote werkzaamheden. De Raad motiveert het aantal toegekende extra uren in de beslissing.
Per deelbesluit wordt vastgesteld of de eerder toegekende uren volledig zijn besteed. Had advocaat bij toekenning van deelbesluit A nog werkzaamheden te besteden onder het forfait (dit blijkt uit de motivering van deelbesluit A) dan wordt hier rekening mee gehouden bij het beoordelen van de urenstaat. De Raad stelt vast of de toegekende uren onder deelbesluit A volledig zijn besteed of niet. Zie voorbeeld, onderdeel 3.
Vervolgens beoordeelt de Raad de gevraagde extra uren, zijn deze aangevraagd bovenop de eerder toegekende extra uren of sluit de begroting aan op de gedeclareerde extra uren.
Gebruikersinstructie:
Extra uren vervolgaanvraag bovenop toegekende extra uren
Uit de begroting blijkt dat de nieuw gevraagde extra uren bovenop de toegekende extra uren komen.
In je beslissing meld je of de eerder toegekende uren volledig zijn besteed of niet.
Zijn de toegekende extra uren nog niet volledig besteed, dan breng je het verschil niet in mindering op de nieuw toe te kennen extra uren. Zie voorbeeld, onderdelen 1 en 2.
Je geeft verder in de beschikking aan dat:
- de verrichte werkzaamheden zijn beoordeeld tot [datum laatste verrichting op urenspecificatie];
- reistijd en reiskosten worden bij de einddeclaratie vergoed;
- er bijzonderheden aan de zaak zijn (bv. tweede raadsman, verschoonbaarheid te late aanvraag, e.d.);
- [aantal] declarabele kilometers, met inbegrip van eerdere besluit(en).
Vaststelling vergoeding
Voor de vaststelling van de vergoeding, zie beleidsregel Extra uren Vergoeden.
Extra uren vervolgaanvraag bovenop verrichte, gedeclareerde werkzaamheden
Uit de begroting blijkt dat de nieuw gevraagde extra uren bovenop de reeds bestede extra uren komen.
In je beslissing meld je of de eerder toegekende uren volledig zijn besteed of niet.
Zijn de toegekende extra uren nog niet volledig besteed, dan breng je het verschil in mindering op de nieuw toe te kennen extra uren. Zie voorbeeld, onderdelen 1 en 2.
Voor de verdere motivering van je beslissing zie voorgaande paragraaf.
Vaststelling vergoeding
Voor de vaststelling van de vergoeding, zie paragraaf 1.2 van de beleidsregel Vergoeden extra uren.