Uitvoering High Trust Steekproefcontrole

Gebruikersinstructie:

Uitvoering High Trust Steekproefcontrole

Voorbereiding steekproef

Zorg voor achtergrondinformatie over het kantoor dat je gaat bezoeken. Hiervoor bekijk je de website en neem je de stukken in de kantoormap door. Neem het verslag van de vorige steekproef door op bijzonderheden die bij het kantoor besproken moeten worden. Weet met wie je het gesprek gaat voeren, in ons Rechtsbijstandverleners Informatie Systeem (RIS) vind je de meest recente contactinformatie.

Verzamel informatie over de steekproefperiode, zoals de nieuwsbrieven, beleidswijzigingen en (andere) wijzigingen in de beleidsregels.

Gesprek

Je legt bij binnenkomst uit wat je komt doen en vraagt wie aanwezig is voor tussentijdse vragen en de bespreking van de bevindingen. Is de nabespreking niet mogelijk, dan maak je een belafspraak

Je bespreekt:

• het verslag van de vorige keer;
• bijzonderheden (uit het vorige verslag);
• vragen van de advocaat;
• onderzoek of advocaat vragen of opmerkingen heeft over:

• • Kenniswijzer
  • Helpdesk
  • MijnRvR
  • Nieuwsbrieven

Je geeft het eventuele informatiepakket af dat je bij de voorbereiding hebt samengesteld.

Steekproeven

De steekproefcontrole toevoegingen en vergoedingen en de steekproefcontrole piketvergoedingen vinden tegelijk plaats, maar hebben elk een eigen steekproefbestand, verslag en foutscore.

Steekproefcontrole

Je controleert of je alle opgevraagde dossiers hebt gekregen, digitaal of fysiek. Ontbreekt een dossier, vraag dan of het dossier alsnog kan worden aangeleverd. Lukt dat niet, spreek dan af dat dit dossier binnen een week per e-mail opgestuurd kan worden aan de Raad.

Je beoordeelt alle zaken op het advocatenkantoor. Je neemt in principe geen zaken mee naar de Raad. Voor inhoudelijk overleg kun je bellen met de Raad.

Je legt alle bevindingen vast in het steekproefbestand en je berekent de zwaarte van de fout. Zie ook ‘Beoordeling van bevindingen’ en 'Algemene voorwaarden High Trust en uitvoering van de steekproef'.

• je legt ter plekke alle bevindingen vast in het steekproefbestand en berekent de foutscore.
• is een dossier niet beschikbaar, ontbreken er stukken of ligt het dossier bij een andere advocaat, bespreek dan dat e.e.a. binnen een week per mail toegestuurd kan worden. Maak duidelijk dat het dossier anders als fout beoordeeld wordt.

Eindgesprek

Je bespreekt altijd:

• de bevindingen in de afzonderlijke dossiers;
• de wijze waarop de dossiers zijn aangeleverd;
• het foutpercentage. Is het foutpercentage nog niet bekend of is deze hoger dan 5%, geef dan algemene informatie over uitbreiding steekproef. Dit staat onder andere beschreven in het convenant en de algemene voorwaarden.

Indien van toepassing bespreek je deelname van de advocaat/ het kantoor aan scholingsbijeenkomsten.

Verslag

In het verslag  leg je beknopt vast:

• alle bevindingen. Vermeld wat de aard van de fout is. En of er wel of geen invloed is op het foutpercentage;
• met wie de (telefonische) nabespreking is geweest. Vermeld de reden als er geen nabespreking heeft plaatsgevonden;
• alle relevante punten die zijn besproken. Ook vragen die je hebt beantwoord, de consequenties van de foutscore en andere opmerkingen;
• heb je bij het maken van het verslag de opgevraagde ontbrekende stukken nog niet ontvangen, dan beoordeel je het dossier als fout;
• heb je een foutdossier, dan op het eerste blad in de laatste kolom ‘toelichting’, ja aangeven en op het blad ‘bevindingen’ alleen die toevoegnummers noemen en toelichten;
• foutbedrag inclusief btw noteren. Let op of dit om 19% of 21% gaat.
• zorg voor een heldere weergave en schrijf goed Nederlands.

Versturen verslag aan advocaat/kantoor:

• bewerk het Excel-bestand op de regionale G-schijf en sla het bestand op in de kantoormap;
• stuur het verslag binnen een week naar de contactpersoon van het kantoor en CC aan de teamleider(s)/ relatiemanager;
• het kantoor heeft twee weken de tijd om te reageren.

Bij een eventuele reactie van het advocatenkantoor op het verslag:

• pas je het verslag aan en voer je eventuele mutaties door;
• voeg je integraal de reactie van het advocatenkantoor op het verslag toe;
• vermeld je de definitieve beslissing op basis van de foutscore;
• stuur het aangepaste verslag binnen een week naar de contactpersoon van het kantoor en CC aan de teamleider(s)/ relatiemanager.

• Toelichting Excel document (verslag)

Kolom ‘Teveel ontvangen’

De bedragen die in deze kolom worden ingevuld leiden tot een foutscore. De hoogte van de foutscore bepaalt of de steekproef akkoord is, of dat er een vervolgactie komt. Bij een foutscore van meer dan 5% kan de Raad besluiten een tweede steekproef uit te voeren, zie  'Algemene voorwaarden High Trust en uitvoering van de steekproef'. Met de teveel ontvangen bedragen berekent de Raad zijn risico in de steekproef.

De gevolgen van een hoge foutscore zijn dus groot. In de foutscore tellen alleen fouten van het advocatenkantoor mee. In de kolom ‘Teveel ontvangen’ neem je daarom alleen fouten van de advocaat op. Fouten van onze kant tellen niet mee in de foutscore. Deze fouten kun je met een toelichting opnemen in het tweede tabblad: ‘Bevindingen’.

Kolom ‘Te weinig ontvangen’

Fouten in het nadeel van de advocaat kun je opnemen in de kolom ‘Te weinig ontvangen’. Deze kolom leidt niet tot berekening van een score. Hierin kun je dus zowel vergissingen van de advocaat als van onze kant plaatsen. De te weinig ontvangen bedragen zijn voor risico van de advocaat en vallen daarom buiten de foutscore.

Meerdere fouten in een dossier

Je kunt in een dossier zowel een fout in het voordeel als het nadeel van de advocaat tegenkomen. Fouten worden niet gesaldeerd. Met de te veel ontvangen bedragen berekent de Raad zijn risico in de steekproef. De te weinig ontvangen bedragen zijn voor risico van de advocaat en vallen daarom buiten de foutscore.