Beleidsbundel
Vergoeden extra uren
Nummer: RvR5.6.7
Versie 4.0
Laatst gewijzigd:
Doel
Deze beleidsregel bevat het beleid over het vergoeden van extra uren.
Kader
De aanvraag dient op alle inhoudelijke en financiële gronden beoordeeld te worden zoals genoemd in de beleidsregels financiële beoordeling aanvraag toevoeging (hoofdstuk 2) en inhoudelijke beoordeling aanvraag toevoeging (hoofdstuk 3).
Beleidsregel
1. Algemeen
De Raad onderscheidt drie soorten declaraties bij extra uren:
- forfaitaire vergoeding bij A-Besluit;
- vaststelling deelbesluit EXU bij vervolgaanvraag;
- einddeclaratie.
1.1 Forfaitaire vergoeding bij eerste toekenning extra uren (A-Besluit)
De Raad stelt de forfaitaire vergoeding op de gebruikelijke wijze vast, zie de toepasselijke beleidsregels Vaststellen.
Begrip “gebruikelijke wijze”: Het algemene uitgangspunt van het Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000 (Bvr) is dat voor verleende rechtsbijstand op basis van een toevoeging een forfaitaire vergoeding wordt toegekend. De hoogte van die vergoeding is afhankelijk van de soort zaak waarin de rechtsbijstand is verleend.
Op de regel van de forfaitaire vergoeding is op grond van het Bvr echter een uitzondering mogelijk. Het gaat hierbij om de extra urenzaken (ook wel bewerkelijke zaken genoemd). In dergelijke zaken wordt, boven een bepaalde grens de vergoeding niet forfaitair vastgesteld, maar op urenbasis. Voorwaarde voor het verkrijgen van deze vorm van vergoeding is dat vooraf toestemming is verkregen van de Raad om de extra uren te mogen besteden.
Uitgezonderd reistijd en reiskosten, deze worden pas bij de einddeclaratie vergoed.
1.2 Vaststelling deelbesluit extra uren (EXU) bij vervolgaanvraag
Als de beslissing is genomen om extra uren toe te kennen, dan stelt de Raad de eerder toegekende uren vast.
Gebruikersinstructie: Zijn de toegekende extra uren nog niet volledig besteed, dan meld je dit in de EXU-beslissing. Je brengt bij vaststelling de nog niet bestede uren niet in mindering, bij de toekenning van de nieuwe extra uren is rekening gehouden met deze uren. Zie voorbeeld, onderdeel 2.
1.3 Einddeclaratie
Bij de einddeclaratie stelt de Raad de totale declarabele werkzaamheden in het dossier vast die de advocaat heeft verricht, waaronder die van het laatste deelbesluit.
Gebruikersinstructie: Zie voorbeeld, onderdeel 3. Je vergoedt de cumulatieve reistijd en reiskosten. Eventuele proceskostenvergoeding of vergoeding door derden breng je in mindering op de vaststelling.
1.4 Geen toeslagen bij extra uren
De toeslagen voor het bijwonen van getuigenverhoren, zitting, gevangenhouding, opvolging e.d. gelden niet in extra urenzaken (ECLI:NL:RVS:2006:AX9070).
1.5 Buiten behandeling stelling
Zie beleidsregel Eerste aanvraag extra uren, paragraaf 1.7.
2. Forfaitair vastgesteld als advies, bij einddeclaratie blijkt procedure
Als er extra uren zijn toegekend voor advies en bij einddeclaratie blijkt dat toch sprake is geweest van een procedure, dan past de Raad de forfaitaire vergoeding aan naar een procedurevergoeding, inclusief toeslagen e.d.
Gebruikersinstructie:
Bijvoorbeeld
Een zaak heeft 18 punten. De forfaitaire tijdsgrens bij een advieszaak is 20 uur. Er zijn 20 extra uren toegekend in de adviesfase. De forfaitaire vergoeding is uitbetaald voor advies (10 punten). De advocaat heeft toestemming gekregen om in totaal 40 uur (20 uur forfaitair en 20 extra uren) aan de zaak te besteden.
Bij declaratie van de extra uren blijkt alsnog een procedure te zijn gevoerd. De tijdsgrens bij procedure ligt op 36 uur (2 x 18). Je past de forfaitaire vergoeding aan naar procedurevergoeding, en let daarbij op eventuele toeslagen. Totale toestemming 40 uur, minus forfaitair 36 uur, resteert 4 uur te vergoeden als EXU.
Als door het verschil in tijdgrens tussen advies en procedure de advocaat achteraf gezien te laat is met zijn aanvraag extra uren, dan werp je dat de advocaat niet tegen.
Bijvoorbeeld
Een zaak heeft 18 punten. De forfaitaire tijdsgrens bij een advieszaak is 20 uur. Er zijn 10 extra uren toegekend in de adviesfase. De forfaitaire vergoeding is uitbetaald voor advies (10 punten). De advocaat heeft toestemming gekregen om in totaal 30 uur (20 uur forfaitair en 10 extra uren) aan de zaak te besteden.
Bij declaratie van de extra uren blijkt alsnog een procedure te zijn gevoerd. De tijdsgrens bij procedure ligt op 36 uur (2 x 18). Je past de forfaitaire vergoeding aan naar procedurevergoeding, en let daarbij op eventuele toeslagen. Je stelt geen extra uren vast, want de werkzaamheden waarvoor toestemming is verleend, vallen binnen het forfait.
3. Forfaitair vastgesteld als procedure, bij declaratie extra uren blijkt advies of procedure niet gediend.
Als er extra uren zijn toegekend voor procedure en bij (eind)declaratie blijkt dat toch sprake is geweest van advies of de zaak heeft niet gediend, dan beoordeelt de Raad opnieuw of de werkzaamheden doelmatig zijn verricht.
a. Alle uren zijn doelmatig besteed
De Raad past de forfaitaire vergoeding aan naar een advies- c.q. procedure-niet-gediend-vergoeding en betaalt de toegekende extra uren uit.
Gebruikersinstructie:Bijvoorbeeld
Een zaak heeft 18 punten. De forfaitaire tijdsgrens bij een procedure is 36 uur (2 x 18). Er zijn 20 extra uren toegekend in de veronderstelling dat er een procedure zou volgen. In totaal mag de advocaat dus 56 uur (36 uur forfaitair en 20 extra uren) aan de zaak besteden.Bij declaratie van de extra uren blijkt dat de zaak is geschikt, nog voordat deze ter zitting is behandeld. Nu wordt de tijdgrens verlaagd naar 20 uur (2 x 10 punten bij een advieszaak). Advocaat is dan formeel te laat met zijn verzoek extra uren, maar dit werp je de advocaat niet tegen. Na toestemming extra uren zijn nog 18 declarabele uren besteed. Het totaal aantal gewerkte, declarabele uren komt hiermee op 54 (36 + 18). De advocaat heeft dus nog recht op vergoeding van 34 extra uren (54 gewerkte uren – 20 forfaitair).
Een zaak heeft 18 punten. De forfaitaire tijdsgrens bij een procedure is 36 uur (2 x 18). Er zijn 20 extra uren toegekend in de veronderstelling dat er een procedure zou volgen. In totaal mag de advocaat dus 56 uur (36 uur forfaitair en 20 extra uren) aan de zaak besteden.Bij declaratie van de extra uren blijkt dat de zaak is geschikt, nog voordat deze ter zitting is behandeld. Nu wordt de tijdgrens verlaagd naar 20 uur (2 x 10 punten bij een advieszaak). Advocaat is dan formeel te laat met zijn verzoek extra uren, maar dit werp je de advocaat niet tegen. Na toestemming extra uren zijn nog 18 declarabele uren besteed. Het totaal aantal gewerkte, declarabele uren komt hiermee op 54 (36 + 18). De advocaat heeft dus nog recht op vergoeding van 34 extra uren (54 gewerkte uren – 20 forfaitair).
b. Niet alle uren zijn doelmatig besteed
De Raad stelt het aantal declarabele uren vast. De forfaitaire vergoeding wordt aangepast naar een advies- c.q. procedure-niet-gediend-vergoeding. Het aantal uren boven de forfaitaire tijdgrens wordt uitbetaald.
4. Vergoeding extra uren en samenhang
Gebruikersinstructie
Gebruikersinstructie:
Algemeen
Neem je een A-besluit met toekenning van extra uren in samenhangende toegevoegde zaken, dan stel je het forfait vast op basis van artikel 11 Bvr of artikel 21 Bvr.
Eén advocaat meerdere klanten/één klant meerdere toevoegingen
Is er sprake van één advocaat die meerdere klanten bijstaat of één klant die voor meerdere rechtsproblemen toevoegingen heeft gekregen, dan ken je de extra uren toe op één toevoeging. Bij declaratie betaal je de extra uren ook op deze toevoeging uit. Je geeft daarbij aan met welke zaken deze toevoeging samenhangt.
Eigen bijdrage van toepassing
Als op één of meerdere van de samenhangende zaken een eigen bijdrage van toepassing is bij extra uren, dan bepaal je onder welk toevoegnummer de extra uren toegekend en uitbetaald gaan worden.
Op dit toevoegnummer ken je het totaal aantal extra uren van de zaak toe en leg je de bij deze toevoeging horende eigen bijdrage op.
De andere samenhangende toevoegingen krijgen het uitvoerbesluit: EXU met toekenning van 0 (nul) uren met oplegging van de bij de toevoeging horende eigen bijdrage.
In de besluiten geef je zoals gebruikelijk aan met welke zaak/zaken de toevoeging samenhangt.
De huidige werkwijze: extra uren toegekend en uitbetaald onder één toevoegnummer blijft gehandhaafd.
Meerdere advocaten met meerdere klanten
Wanneer je een zaak tegenkomt met meerdere advocaten met meerdere klanten neem je contact op met de advocaat om de hieronder beschreven werkwijze van de Raad toe te lichten.
Na vaststelling van het forfait op samenhang ken je per advocaat op één toevoeging extra uren toe. Ongeacht het aantal klanten in de samenhangende zaak.
Bijvoorbeeld: Drie advocaten uit één samenwerkingsverband staan negen klanten bij in één samenhangende strafzaak bij de meervoudige kamer. Ieder van hen staat drie klanten bij.
De extra urenaanvraag toets je per advocaat. Elke advocaat vraagt voor zijn eigen klanten extra uren aan, met één aanvraagformulier, urenspecificatie en begroting. Hij krijgt vervolgens één besluit EXU voor zijn drie klanten.
De samenhang in het forfait stel je vast op negen klanten. De zaak wordt dan bewerkelijk op 2 x 14 punten x 300% = 84 uur. De forfaitaire tijdgrens per advocaat is dan 28 uur (voor zijn drie klanten).
5. Overname en eigen bijdrage = handmatige VAX berekening
Gebruikersinstructie
Gebruikersinstructie: Als advocaat A zowel de primaire toevoeging heeft ontvangen als het EXU-besluit, dan wordt volgens de afspraken hierboven, het forfait aan advocaat A uitbetaald.
In de EXU-fase neemt advocaat B de zaak over. Aan de klant wordt een eigen bijdrage OPV opgelegd.
Bij beëindiging van de zaak moet, voor een correcte berekening van de VAX, de eigen bijdrage EXU handmatig vermeerderd worden met de eigen bijdrage OPV. Het systeem brengt niet automatisch het volledige bedrag aan eigen bijdrage in mindering op de vergoeding van advocaat B. Zie de printscreens van het handmatige proces (pdf, 781 kB) .
6. Resultaatbeoordeling
Ook bij extra uren is de resultaatbeoordeling van toepassing. Zie beleidsregel Resultaatbeoordeling.